DNV GL Danmark

Breadcrumbs

Sådan får du værdi med dine Interne audits

SHARE:
PRINT:
Verification services by DNV GL
Med de nye ISO standarder er kravene til de interne audits blevet skærpet. Det stiller store krav til virksomhedernes evne til at tiltrække og fastholde auditorer af den rette støbning.
Contact:

De nye ISO-standarder betyder, at der skal investeres endnu mere i den løbende uddannelse af din virksomheds auditorer. Men også ledelsen skal oppe sig. Det er nemlig den, der skal sætte rammerne for arbejdet med ledelsessystemer og sikre, at det aldrig blot bliver ’business as usual’. De interne audits skal udfordres og være i konstant bevægelse. Men forud for det går en målrettet jagt på at finde frem til de bedst egnede auditorer. Husk på, at en god auditor kan afsløre, om jeres rutiner og procedurer er effektive nok til, at I kan fange potentielle risici, før det er for sent. Det bør derfor have højeste prioritet i enhver ledelse. 

Jagten på den rette auditor

Auditoren er typisk en person, der er eftertragtet på mange andre poster i virksomheden. Men hvordan spotter man en oplagt kandidat? Først og fremmest skal en god intern auditor have de rette personlige egenskaber. Personen skal evne at kommunikere med medarbejdere i alle dele af organisationen og være målrettet, analytisk og fokuseret. Og endelig - og vigtigst - skal han eller hun kunne forholde sig objektivt og ikke lade sig påvirke af personlige holdninger.  Ledelsen kan selv være med til at skabe gode forudsætninger for at ’avle’ en god auditor. Sat på spidsen bør ledelsen prioritere de interne audits så meget (og kommunikere det), at selv virksomhedens nuværende og kommende ledere ønsker at være interne auditorer.

Fagligheden skal være på plads

Ud over at have de rette kvaliteter og færdigheder skal den gode auditor naturligvis også besidde den rigtige uddannelse og have solid arbejdserfaring.  Retningslinjerne i ISO 19011 om auditering af ledelsessystemer definerer nogle af de krav, som en auditor skal leve op til. Auditoren skal blandt andet have styr på audit-principper, -procedurer og -teknikker, relevante standarder, love, reguleringer og en lang række andre krav. Det er ledelsens opgave at sørge for at tilrettelægge et uddannelsesprogram for den enkelte auditor, dvs. et skræddersyet program, der tager afsæt i auditorens kompetencer og samtidig matcher virksomhedens behov. 

Ledelsen udstikker retningen

En audit skal fokusere på de forretningsmæssige risici og relevante emner fra begyndelsen. Interne og eksterne audits kræver tid og ressourcer. Og her taler vi ikke kun om auditors tid, men også - hvilket undertiden glemmes - den tid, som respondenterne bruger. Derudover skal ledelsen bruge tid på at gennemgå rapporter, kigge efter årsager og handlinger - og følge op på dem. Tiden er dog givet godt ud, hvis rapporten fokuserer på de vigtigste områder for din virksomhed. Ifølge retningslinjerne i ISO 19011 kan målsætningerne for de interne audits meget vel baseres på bestyrelsens prioriteringer, virksomhedens ("kommercielle") mål, lovbestemte og kontraktlige krav og særlige risici for organisationen. Uanset hvad, er det ledelsens ansvar at udstikke rammerne for audit-arbejdet… og løbende revurdere dem, så ressourcerne bruges bedst muligt.

Gør aldrig bare, som I plejer

Vi investerer ofte kun tid og energi i vores auditorer på ledelsens præmisser. Så længe de forelægger deres rapporter i overensstemmelse med planlægningen, hører de sjældent mere fra ledelsen. Auditering er imidlertid en kompetence, der skal plejes og udvikles. Sker det ikke, stagnerer og forældes kompetencerne.  Ledelsen bør derfor engagere sig i auditorernes arbejde og give dem personlig sparring på indsatsen. Den enkelte auditor skal mærke, at der er en ledelse til stede, der tager kvalitetssikringen alvorligt, og som værdsætter det arbejde, auditoren udfører. Det gør man blandt andet ved konstant at forny audit-arbejdet, så det ikke bare bliver en statisk, månedlig afrapportering. Match audit-resultaterne op mod ledelsens indsatsområder, leg med præsentationsformen, indfør turnus, så auditorerne holder sig skarpe - og husk også at inddrage eksterne audits af jeres underleverandører.